Заявка на участие в выставке    Заявка на проведение мероприятия    Билеты для специалистов

Аренда выставки

Ярмарки и  выставки занимают особое место среди маркетинговых коммуникаций, так как несут широкие возможности для демонстрации экспозиций различного характера, основная цель которых – установление деловых контактов с инвесторами и покупателями. Так как выставочные мероприятия подразумевают под собой большое скопление людей и презентацию различного оборудования, существует определенный порядок в заключении договора аренды. Человек, оправляющий заявку на участие в выставке, называется экспонентом, вторая сторона – организатор. После подтверждения заявки начинаются вопросы, касающиеся аренды выставочной площади. Экспонент выбирает площадку,  на которой будет расположен его выставочный стенд. Это может быть или необорудованная площадь, или стандартная. На необорудованной площадке, экспонент может размещать стенд, изготовленный компанией-экспонентом, либо изготовленный специальной организацией. Подписывается договор, в котором оговаривается размер занимаемой площади. В договор входят следующие позиции:

  • охрана выставочной территории;

  • размещение информации о стенде в выставочном каталоге;

  • размещение информации в интернете;

  • изготовление пропусков;

  • реклама в прессе, на радио и других СМИ;

  • другие услуги, оговоренные с организатором.

Выставочный объект должен быть размещен к сроку, поэтому монтаж начинается примерно за 3 дня до открытия выставочного центра. Стоит отметить, что экспонент сам занимается вопросами монтажа и демонтажа стенда.

При размещении стенда на оборудованной площади экспонент получает в пользование готовый выставочный стенд, спроектированный по выбранному варианту.

Оформление проекта происходит с учетом некоторых нюансов. Экспонент лично заполняет заявки и другие документы, заявленные организатором мероприятия. Организация, желающая принять участие в выставке, должна представить  документ с печатью от руководителя. Заявка рассматривается организатором только при полном соответствии заявленному набору документов. Месторасположение, выбранное экспонентом, учитывается по мере возможностей выставочной площадки.

Организатор имеет право менять место расположения в связи с определенными обстоятельствами.

Организация может:

  • отказать в заявке;

  • не выставлять стенд, не соответствующий тематике выставки;

  • сократить заявленную площадь;

Оплата аренды площади производится по следующим правилам:

  • Организатор предоставляет счет экспоненту, который должен быть оплачен путем перевода указанной суммы на счет выставочной организации.

  • Право на пользование стендом предоставляется только при полном соблюдении всех правил.

  • Оплата производится в сроки, установленные организацией. Если оплата не произвелась в срок, организаторы выставки имеют право перенести стенд экспонента или  отказать в участии.

Если экспонент добровольно отказывается от участия, то он обязан направить письменное заявление организаторам. Отказ от участия разрешается на основе заключенного договора. Если происходит отмена выставки или ее отсрочка, экспонента уведомляют. Стоит учитывать, что сумма, затраченная на аренду выставочной площади, может не возмещаться, и экспонент не имеет права требовать возврата.

В обязанности экспонента при размещении стенда на оборудованной площади входит:

  • использование стенда с расположенным на нем оборудованием;

  • не допускать порчу имущества;

  • освободить стенд после окончания выставки;

  • если убыток нанесен, возместить сумму нанесенного ущерба организации.

Если размещение происходит на необорудованной территории выставочного центра, то экспонент должен помнить о некоторых положениях - он обязан предоставить план стенда, посчитать количество затрачиваемой электроэнергии, иметь при себе лицензии и сертификаты, размещать только те экспозиции, тематика которых соответствует выставке. К тому же экспонент обязуется до окончания выставки не проводить никаких демонтажных работ, а после окончания провести уборку и вывезти стенд.

Аренда выставки несет определенные финансовые затраты и может показаться достаточно сложной, но на практике весь процесс протекает значительно быстрее. При надежном и опытном организаторе сложностей в проведении проекта возникать не должно.

ЦВК Экспоцентр проводит выставки уже более 55 лет. Организация соответствует европейским стандартам, выставочный центр справляется с мероприятиями любой сложности. Экспоцентр создает благоприятные условия для достижения поставленных целей.


Читайте другие наши статьи:

Бизнес календарь
Выставки промышленности
Выставочные компании России



Календарь событий
Фотографии