Заявка на участие в выставке    Заявка на проведение мероприятия    Билеты для специалистов

Договор на участие в выставке

Начало работы по подготовке к выставке нужно начинать за год до ее начала. Этот срок обусловлен тем фактом, что крупные отраслевые выставки проводятся ежегодно, а потому все занимают выгодные места и заключают договора на участие в выставке на будущий год еще на текущем мероприятии. Визуальный осмотр будущего места экспозиции позволяет учесть все его преимущества и недостатки при разработке стенда.

Для начала нужно разработать выставочный проект, который включает не просто этапы выполнения работ, но и сроки, а также список лиц, ответственных за каждый этап.

Примерный план выглядит следующим образом:

1. За год до выставки. В это время нужно выбрать выставочное мероприятие, рассчитать стоимость участия в нем, отправить заявку и оформить намерения договором на участие в выставке

2. За десять месяцев. В это время можно изучить всю документацию, которая обусловливает параметры выставочных метров и требования к стенду. Организатор выставочного мероприятия уже может снабдить всех будущих участников программой выставки, а потому можно отметить перечень семинаров, конференций и прочих мероприятий, в которых будут участвовать представители компании в рамках выставки.

3. За шесть месяцев. Необходимо продумать ассортимент демонстрационного оборудования или материалов, при необходимости оборудование запускается в производство. Также в это время уже можно заказать стенд, если к данной выставке будет готовиться отдельное выставочное оборудование. Стоит начать разработку плана предвыставочной деятельности. Если на стенде в рамках выставки будут проводиться мероприятия, то необходимо отдельно уведомить о них руководство выставки.

4. За четыре месяца. Необходимо определиться со списком стендистов, а также специалистов в отделах, которые отвечают за все этапы подготовки к выставке — необходимо четко разделить сферы ответственности и закрепить их пофамильно, ввести критерии. Необходимо подготовить пресс-релизы для профильных СМИ. Запросив у организаторов пригласительные билеты на выставку, можно включить в их число билеты для потенциальных партнеров — они отправляются с персональным приглашением посетить стенд. Также необходимо подготовить бронь на гостиницу, заказать билеты для стендистов.

5. За три месяца. В этот период начинается предвыставочная деятельность, которая подразумевает рассылку пресс-релизов в СМИ.

6. За два месяца. Активная предвыставочная компания включает рассылку персональных приглашений потенциальным партнерам и постоянным заказчикам. Что касается команды стендистов, то список людей окончательно утверждается, если необходим найм сторонних специалистов, то заключается соответствующий договор найма, при необходимости подтверждается бронь в гостинице. Что касается координации работы на выставке, то утверждаются условия и расписание работ на выставке.

7. За один месяц. Необходимо начать обучающую программу для персонала. Можно продублировать персональные приглашения на выставку. Нужно связаться со службами организации выставки и заказать необходимые услуги на стенде — охрану, уборку, интернет, погрузочно/разгрузочные работы, необходимо получить бэйджи участников выставки. Также в этот период оформляется страховка

8. За две недели. Продолжается предвыставочная подготовка стендистов. Обзваниваем постоянных партнеров и заказчиков, что позволит определить график встреч на выставке.

9. За одну неделю. Сбор всех печатных материалов, отправка выставочного оборудования на транспорт, который отправляет его на выставку. Персонал и стендисты получают последний инструктаж. Что касается монтажных работ, то ответственные лица отправляются для контроля над работами. На арендованные площади завозятся все необходимые для сборки материалы, стенд должен быть готов к выставке за день до открытия.

После окончания выставки необходимо отправить всем посетителям стенда благодарственные письма и напомнить про заключенные устные договоренности, проявленный интерес и в соответствии с тематикой переговоров, которая фиксируется в анкете каждого посетителя, проводится дальнейшая работа с потенциальным заказчиком. Все перспективные контакты отрабатываются за счет телефонных звонков в течение 2 суток после окончания выставочного мероприятия, менее важные контакты можно обрабатывать во вторую очередь.

По истечении месяца можно будет оценить эффективность проведения выставки. Помимо непосредственно контрактов положительным эффектом от выставки можно считать стратегически важную информацию о готовящихся проектах, в которых предприятие может поучаствовать если не как исполнитель проекта, то хотя бы как подрядчик. На часть выполнения проекта можно рассчитывать в том случае, если раньше такой опыт сотрудничества уже имел место.


Читайте другие наши статьи:

Затраты на участие в выставках
Интересные выставки в москве
История выставочной деятельности



Календарь событий