Экспомил

Заявка на участие в выставке    Заявка на проведение мероприятия    Билеты для специалистов

Организация и проведение выставок

Организация и проведение выставок в «Экспоцентре» – это основная деятельность компании. Центр исполняет выставочные салоны, как на российском, так и на межнациональном уровне. Ежегодно к ЦВК за помощью обращается большое число заказчиков, которые хотят рекламировать и предлагать общественности свои разработки и достижения, а, следовательно, и все производство.

Так, для того чтобы подготовить экспозицию «Экспоцентр» руководствуется определенным планом, который требует последовательности исполнения всего мероприятия.

Основные стадии организации и проведения выставок

1. Выбор участка под выставку, ярмарку и т. д.

Данный этап состоит из выбора площадки под выставку. Заказчик должен оценить, насколько выгодным является этот участок для эффективности маркетинга и перспективных продаж. Отчет о выборе должен иметь план российских и международных экспозиций и указание на причины принятия участия. На первой ступеньке осуществления показа сначала надо обратить внимание на профессиональные экспозиции.

2. Подготовительная часть мероприятия.

Если на федеральных выставках заключается сделка на участие с выставочным центром, то на мероприятие международного значения в основном можно попасть только благодаря влиятельным бизнесменам.

В целях экономии финансовых средств нужно начинать подготовку не менее чем за полгода до торжественного открытия выставки. Стоит отметить, что выставочные учреждения предъявляют огромное количество требований к будущим заказчикам: нужно предоставить для заключения сделки большое число документов, убедить руководство структуры в полной безопасности всего выставочного оборудования.

3. Финансовый капитал выставочной кампании

Организация и проведение выставок, ярмарок и других показов продукции включает обязательное вложение бюджета. В затраты в первую очередь входит капитал, который должен быть потрачен на аренду площадки под стенд, аренду или разработку экспозиционных конструкций, бюджетные затраты за перевоз экспонентов до места выставки и обратно, доставку выставочного оборудования, обслуживающих работников на стенд, проживание в отелях участников и т. д.

При монтаже или демонтаже конструкции, при подключении его к электрическим проводам могут появиться ситуации, угадать которые не всегда возможно. В основном такие вопросы можно решить за определенную сумму. Поэтому в финансовом капитале мероприятия должно быть в запасе определенное число денежных средств на подобные расходы.

4. Экспозиционное оборудование

На салонах, особенно международного значения, участвует много бизнесменов с похожими изделиями, которые имеют аналогичную стоимость. Так, для того чтобы заинтересовать потенциальную клиентскую аудиторию необходимо обзавестись специфичным и ярким экспозиционным стендом. В экспозиции должно быть что-то необычное, что будет привлекать посетителей. Надо использовать креативный подход или обратиться в специальную фирму, которая занимается рекламой стенда. Стенд должен быть функциональным, иметь место для общения экспонентов с посетителями, участок для печатных изделий. Также конструкция должна быстро устанавливаться и разбираться. Маленькие компании иногда используют стенды неоднократно. Стоит отметить, что постоянное оборудование, предоставляемое в аренду «Экспоцентром», является эксклюзивным и оригинальным приспособлением, которое можно разработать под заказ.

5. Подведение итогов выставочного показа

Для начала нужно подготовить детальный отчет по всему мероприятию. Анкеты и опросы посетителей передать в обработку специалистам. В итоге обработки всех результатов с лояльными покупателями и потребителями выдаются указания руководству отделов о ликвидации ошибок. Отчет по выставке демонстрируется работникам на общем собрании. И тогда экспозиция оправдает израсходованные на нее силы, финансовые ресурсы и время.


Читайте другие наши статьи:

Организация конференций
Оформление выставок
Подготовка выставки



Календарь событий