Экспомил

Заявка на участие в выставке    Заявка на проведение мероприятия    Билеты для специалистов

Организация выставочной деятельности ярмарок

Организация выставочной деятельности ярмарок – важная сфера деятельности ЦВК «Экспоцентр». Ей уделяется большое внимание, так как эти мероприятия являются ключевыми в процессе раскрутки предприятий и активно используются во всем мире.


Значение выставочных ярмарок

Этот вид мероприятий включает в себя две основные составляющие: ярмарку и выставку. Первая из них представляет собой проведение коммерческой кампании, задача которой – налаживание деловых контактов, заключение сделок и контрактов. Основная задача второй выставочной составляющей – освещение инновационных разработок, презентация результатов деятельности научно-технического сообщества и достижений отрасли, а также обмен опытом, знаниями и навыками между специалистами различных сфер.

Организацией выставочной деятельности ярмарок занимаются многие центры, такие как ЦВК «Экспоцентр». Место проведения зависит в первую очередь от разновидности мероприятия. Их условно разделяют на 5 видов:

  • отечественные кампании;

  • международные мероприятия;

  • оптовые выставки;

  • профессиональные экспозиции;

  • постояннодействующие выставочные ярмарки.

Организация выставочной деятельности ярмарки начинается с принятия решения руководства компании-устроителя о проведении мероприятия. В данном вопросе решение принимается исходя из маркетинговых задач, а также состояния рынка и перспектив события.

Если компания решила принимать участие в уже организованной ярмарке, то следует учитывать ряд факторов:

  1. место и время прохождения экспозиции;

  2. величину мероприятия и потенциальное количество посетителей;

  3. кто является организатором ярмарки, какой у них опыт в проведении подобных событий;

  4. целевая аудитория, на которую рассчитано мероприятие;

  5. размер бюджетных средств, необходимых для участия в выставке, и источники их окупаемости.

Для делового сообщества проведение выставки-ярмарки – отличный способ заявить о себе, представить свои новые товары, а также имеющийся ассортимент, найти новых партнеров, клиентов и спонсоров. Кроме того, это возможность оценить тенденции на рынке, вектор развития отрасли, новейшие разработки в различных сферах.


Процедура организации выставочной деятельности ярмарки

Любое мероприятие начинается с разработки его плана. Это основной документ, необходимый для организации качественной экспозиции. В нем описываются все особенности события: местоположение, дата, необходимый персонал для организации и оформления, компании-участники, основное направление мероприятия, а также документы, необходимые для проведения.

Для организации выставочной деятельности ярмарки необходимо назначить руководящий персонал, который будет осуществлять контроль над выполнением работ, проводить работу с компаниями-участниками и отвечать за качество проведения события. Кроме того, нужно провести предварительную рекламную кампанию мероприятия и работу со СМИ, привлечь их представителей на выставку, чтобы они смогли осветить это событие. Также необходимо заранее подготовить полиграфические изделия и раздаточную продукцию, если таковая предполагается. Следует отметить, что многие выставочные центры выдвигают свои условия для устроителей мероприятий. К примеру, ЦВК «Экспоцентр» требует обязательного страхования выставочного павильона и оборудования, расположенного в нем. Кроме того, не позднее, чем за 10 дней до начала монтажных работ устроитель обязан предоставить план-проект предстоящих работ. При этом не имеет значения, кто будет их производить – сам организатор выставки или выставочный комплекс. Для составления этого документа администрация предоставляет устроителю проект помещения и расположения инженерных систем.

ЦВК «Экспоцентр» в рамках помощи организаторам и компаниям выставок часто проводит различные семинары и тренинги по качественному и эффективному участию в мероприятиях, работе персонала, оформлению стенда.

Организация выставочной деятельности ярмарки также включает в себя составление плана размещения стендов, а также всей экспозиции в целом. При этом необходимо учитывать количество компаний-участников и предполагаемое число посетителей. Следует уделить особое внимание организации пространства ярмарки, так как она должна быть комфортной и удобной для всех, кто принимает в ней участие. Необходимо продумать расположение информационных табло, мест отдыха и прочего.

ЦВК «Экспоцентр» является одним из крупнейших центров, которые занимаются организацией выставочной деятельности ярмарок и прочих мероприятий. В его штат входят профессионалы, имеющие колоссальный опыт в проведении событий различного масштаба. Кроме того, он использует в своей работе наиболее эффективные и современные методы и оборудование для обеспечения высокого качества проводимых работ. Именно поэтому его выбирают в качестве площадки для проведения мероприятий не только отечественные, но и зарубежные устроители.


Читайте другие наши статьи:

Основы выставочной деятельности
Совершенствование выставочной деятельности предприятия
Современные выставки в Москве



Календарь событий