Заявка на участие в выставке    Заявка на проведение мероприятия    Билеты для специалистов

Регистрация на выставку

Существуют регламентированные правила регистрации на выставку. Направляющий заявку участник должен заполнить специальную форму (все формы находятся  на официальных сайтах организаций или выставочных центров). Отправляя заявку, экспонент берет на себя обязанности, прописанные в контракте. Любая экспозиция  может быть расположена на необорудованной выставочной территории или, по личной заявке экспонента, на оборудованном выставочном стенде. На выставочной площади, не оборудованной специальными приспособлениями, участник имеет право установить стенд собственного изготовления. Экспонент заполняет договор на размещение экспозиции и указывает размер. Данный документ включает следующие положения:

  • охрана стенда в период выставки;

  • уборка выставочной территории;

  • доступ на территорию для людей, представляющих свой стенд;

  • реклама выставки в прессе, телевидении на радио, а также в месте проведения выставки – на плакатах;

  • обязательное размещение текста в главном каталоге выставки, в тех объемах, которые были установлены организатором и т.д.

Регистрация  участия в выставке

Для участия в мероприятии экспонент подписывает договор с организатором мероприятия на основе поданной в письменном виде заявки форма которой установлена организатором. Перечень форм и заявок определяется организатором лично. Эти формы могут быть разными для каждой из выставок. Организация, желающая принять участие, отправляет организатору подписанную руководителем заявку на участие. После получения заявки экспонента организация направляет письменное разрешение на участие экспонента в выставке. Организатор имеет право:

  • отказать в регистрации на выставку (например, из-за несоответствия экспонатов тематике выставки);

  • уменьшить заявленную площадь;

  • изменить расположение стенда.

Для быстрого решения организационных вопросов между участником и организатором разрешается письменное общение посредством факса, электронной почты.


Стоимость услуг, правила оплаты

Оплата производится по предъявленным организатором счетам и имеет фиксированное временное ограничение. Она производится в соответствии со сроком и размером, установленным в счете, путем перевода денег организатору. При регистрации на выставку векселя не принимаются. Если участник экспозиции не выполнил обязательства по оплате счета в указанные сроки, организатор имеет право перенести заявленный стенд экспонента с занятого им места на иное или вовсе отказать в участии.


Отказ  участника

Личный отказ экспонента от участия в выставке, а также сокращение выставочного стенда в одностороннем порядке после получения разрешений организатора не допускается. Участник, пожелавший отказаться от участия в выставке, должен поставить в известность организатора.


Отмена или перенос выставки

В случае перенесения сроков мероприятия или его полной отмены организатор обязан уведомить всех участников. Обязательства организатора вытекают из подписанного соглашения. Организатор вправе не возвращать деньги, потраченные на момент отмены выставки. Экспонент не может требовать возмещения средств вследствие перенесения или отмены выставки.


Обязанности организатора выставочной площади

При размещении экспозиции на необорудованной площади организатор должен предоставить экспоненту возможность приступить к строительству своего стенда одновременно с началом монтажа выставочной площади.
Организатор может рассмотреть предлагаемую экспозицию и согласовать ее или же отказать в согласовании размещения выставочного стенда и подключении его к электро- или водоснабжению.
При размещении экспозиции на обычной выставочной площади организатор обязан предоставить оборудованный выставочный стенд, заявленный в договоре.

Обязанности, которые должен выполнить экспонент для успешной  регистрации на выставку Экспонент обязан:

  • самостоятельно организовывать доставку оборудования на выставку;

  • придерживаться  всех правил техники безопасности на выставке;

  • не передавать право участия 3-им лицам;

  • по завершении выставки демонтировать свой выставочный стенд;

  • производить вывоз экспонатов только после закрытия выставки;

  • сдать экспозиционную площадку организатору;

  • взять на себя расходы по уборке.

Для обычных посетителей регистрация на выставку выглядит значительно проще. Если вход свободный, от посетителя не требуется дополнительных действий, чтобы попасть на мероприятие. Однако на некоторые выставки может быть заявлена предварительная регистрация. Регистрацию обычно можно пройти на сайте участника выставки. Всю информацию можно узнать на сайте выставочного центра.


Читайте другие наши статьи:

Современные выставочные технологии
Характеристика выставочной деятельности
Эффективность выставок



Календарь событий