Заявка на участие в выставке    Заявка на проведение мероприятия    Билеты для специалистов

Стоимость участия в выставке

Чтобы рассчитать стоимость участия в выставке, необходимо начать с планирования, которое учтет все задачи, поставленные перед командой, а также все необходимые материалы и выставочное оборудование, которое повлияет на сумму выставочного бюджета.

Стоимость участия в выставке является суммой перечня разделов, которые определяют затраты на определенные цели и сферы. Имея на руках концепцию выставки, можно определить все необходимое, что понадобится для реализации плана.

  1. Продвижение. В этот раздел входят траты на пред- и послевыставочную деятельность, что касается самой выставки, на ней также можно задействовать все возможные рекламные площади и каналы коммуникации с целевой аудиторией. Что касается предвыставочной деятельности, то средства пойдут на рассылку пресс-релизов и публикаций в отраслевых СМИ, рекламные объявления, рассылка приглашений и прочая деятельность, которая позволит привлечь внимание потенциальных потребителей к стенду еще до начала самого мероприятия. На самой выставке внимание можно привлечь за счет рекламных носителей — это могут быть плакаты и билборды в помещении выставки, всевозможные подвесные конструкции с изображением элементов бренда, всевозможные рекламные плакаты и указатели на любых поверхностях, раздача флаеров, представления, дегустации и прочие промомероприятия. Сразу после выставки можно продублировать информацию по всем задействованным каналам от СМИ по целевой аудитории, поблагодарив за внимание всех, кто стал посетителем стенда на выставочном мероприятии.
  2. Клиенты. Затраты на клиентов включают подарки и промоматериалы. Это может быть существенная статья затрат, поскольку на рынке В2В каждый посетитель стенда является потенциальным крупным заказчикам, по крайней мере, такого посетителя стоит поощрить брендированным сувениром, что важно для увеличения узнаваемости бренда. Если для рядовых работников предприятий, которые в большом количестве посещают стенды для анализа рынка и ознакомления с продукцией и производственными возможностями представителей отрасли в целом, можно приготовить обычные промосувениры (ручки, блокноты, брелоки), то руководители коммерческих служб, директора и региональные представители снабжаются промосувенирами совсем другого уровня. Такие VIP-сувениры как ежедневники с кожаной оплеткой, настольные наборы, дизайнерские ключницы, визитницы могут стоить достаточно дорого, что в случае заключения договоров вполне оправдано. Также в этот раздел можно включить все представительские расходы.
  3. Персонал. Расходы на командировку сотрудников не являются единственным пунктом расходов на персонал. Также важно обеспечить обучение стендистов, которые должны в полной мере овладеть всей необходимой информацией как о реализуемых товарах, так и о вариантах сотрудничества и способах ведения переговоров с разными типами посетителей.
  4. Стенд. Эта группа расходов включает необходимое на выставочном стенде, включая сам стенд, его графическое оформление, техническое оснащение, информационные материалы для посетителей и пр. Необходимо заранее продумать схему расположения зон и предметов на стенде, чтобы организовать все необходимое для утвержденной модели.
  5. Логистика. Затраты на транспортировку как персонала, так и демонстрационного оборудования стенда, его монтаж/демонтаж.
  6. Выставочные услуги. В этот раздел входят затраты на регистрационные сборы, оплата договоров с выставочными службами за предоставление электричества, воды, интернета и прочие коммуникации. В этой категории расходов находится и плата за аренду выставочных площадей.
  7. Непредвиденные расходы. Небольшой запас денежных средств ориентировочно в размере 10% от рекламного бюджета для выставки должен оставаться свободным. Как показывает практика, неучтенные траты, дополнительные услуги на выставке, как и непредвиденное увеличение цен на необходимые товары и услуги могут стать причиной превышения запланированной стоимости участия в выставке. Чтобы этого не произошло, имеет смысл заранее заложить такие траты в бюджет выставки.


Грамотное составление бюджета позволяет реально оценить все затраты на выставочную деятельность и окупаемость за счет заключенных контрактов. Как показывает практика, участие как в отечественных, так и в зарубежных выставках при грамотной организации способствует заключению крупных контрактов. Помимо достижения целей, которые организация самостоятельно устанавливает при планировании посещения выставочного мероприятия, участие в выставках всегда повышает узнаваемость бренда.



Календарь событий
Фотографии