Заявка на участие в выставке    Заявка на проведение мероприятия    Билеты для специалистов

Условия участия в выставках

Принять участие в выставках ЦВК «Экспоцентр» может любая компания, деятельность которой соответствует тематике мероприятия. Однако если вы планируете экспонироваться на одном из крупных международных мероприятий, следует здраво оценить свои возможности и перспективы. Безусловно, участие в выставке помогает найти партнеров и инвесторов, ознакомиться с реальной ситуацией на рынке и, конечно, громко заявить о себе. Но следует также понимать, что на профессиональном смотре вам предстоит столкнуться с конкуренцией нового уровня: на выставке будут представлены все лидирующие компании отрасли, и, впервые выходя на выставочную арену, нужно быть к этому готовым. На самом деле, выступить на крупном мероприятии может совершенно любая компания, и любая компания может презентовать себя достойно, главное – серьезно подойти к процессу подготовки.

Условия участия в выставках едины для всех:

1. В первую очередь, необходимо подать заявку в организационный комитет. Прием заявок, как правило, начинается за год до начала выставки, а завершается за четыре месяца до мероприятия. К заявке нужно будет приложить копии регистрационных документов и информацию о продуктах, которые вы планируете экспонировать. Далее вам предстоит ждать одобрения вашей заявки и вести переговоры с организаторами выставки.

2. Следует максимально подробно ознакомиться с документом под названием «Общие условия участия в выставках», он выложен на сайте «Экспоцентра». Этот документ будет вашей основной «шпаргалкой», подсказывающей, что и когда нужно делать. Прочитать его необходимо еще и потому, что за три месяца до выставки нужно будет подписать «Договор на участие в выставке» и, подписывая его, вы тем самым соглашаетесь со всеми условиями участия в выставке. Нужно знать свои права и обязанности.

3. Следующее, что необходимо сделать – оплатить аренду выставочной площади (оборудованной или свободной), а также регистрационный сбор и прочие вещи, указанные в договоре.

В общем-то, это все основные условия, которые должен выполнить экспонент. Следующим этапом будет монтаж стенда (обратите внимание, что нужно согласовать его конструкцию с «Экспоцентром», если конфигурация выходит за стандартные рамки). Для проведения монтажных работ нужно заранее оформить пропуска и, при необходимости, разрешения на проезд грузового транспорта на территорию «Экспоцентра». Это связано с некоторыми сложностями, поскольку выставочный комплекс расположен в зоне, где движение грузового транспорта ограничено. Подробную информацию о том, как оформить пропуска и разрешения, вы найдете на сайте «Экспоцентра» и на сайтах конкретных выставок.

Подготовка и организация компании для участия в выставке

Подготовка к участию в выставке – это сложная задача, требующая хороших организаторских способностей, тщательного планирования и слаженной работы целой группы людей. Готовьтесь к тому, что это займет несколько месяцев.

Из каких этапов состоит организация участия в выставке?

• Необходимо определить круг лиц, которые будут заниматься подготовкой, и распределить между ними обязанности.

• Нужно найти максимум информации о мероприятии, его участниках, возможностях для деловой и конкурсной активности.

• Важнейший этап подготовки к участию в выставке – постановка целей и задач. Это может прозвучать банально, но практика показывает, что, когда люди делают что-то, не видя перед собой конкретных, четко сформулированных целей, они не получают серьезных результатов.

• Очень важно также грамотно распланировать бюджет своего участия в выставке, чтобы не было лишних трат, но одновременно хватило средств на все необходимое.

• Один из ключевых моментов организации участия в выставке – это проведение рекламной кампании. Нужно сообщить максимально широкой заинтересованной аудитории о том, что ваша компания будет участвовать в выставке. Не забудьте разослать вашим клиентам и партнерам приглашения на данное мероприятие.

• Важно также грамотно подобрать и, при необходимости, обучить персонал, который будет представлять вашу компанию на выставке. Сейчас весьма несложно нанять на несколько дней студентов-стендистов, которые будут мило улыбаться всем гостям выставки и щедро раздавать сувениры. Но это ли вам нужно? Хотите ли вы, чтобы по этим людям о вашей компании судили потенциальные клиенты, инвесторы, компаньоны? Продумайте все, вплоть до внешнего вида ваших сотрудников.

• Тщательно подготовьте и многократно проверьте все экспонаты. Продумайте методы их транспортировки так, чтобы они прибыли на выставку в целости и сохранности. Если среди них есть особенно ценные предметы, нелишним будет нанять охрану.

• Продумайте внешний вид стенда. Как говорится, встречают по одежке… Если есть такая возможность, обратитесь к профессиональным дизайнерам.

• Если вы планируете принять участие в деловой или конкурсной программе выставки, выделите время на подготовку к ней.

• Подготовьте печатную продукцию для стенда (брошюры, визитки, каталоги, прайс-листы, флаерсы и прочее) и сувенирную продукцию.

• И, главное, подготовьте к выставке себя. На такие ответственные мероприятия следует приезжать спокойным, здоровым, выспавшимся и готовым приложить максимум усилий для успешной презентации своей компании.

Мы перечислили здесь массу важных вещей, но самое главное оставили напоследок. Всем, а новичкам выставочного мира – в особенности, мы настоятельно советуем пройти семинар «Эффективное участие в выставках», который регулярно проводится «Экспоцентром». Там вы приобретете все необходимые навыки, и узнаете, как грамотно подготовиться, как вести себя на самой выставке и как адекватно оценить результаты мероприятия. Этот семинар позволит получить выгоду от выставки даже тем, кто участвует в ней впервые. Семинар занимает всего один день и содержит ценнейшие практические рекомендации, никакой пустой теории.

Надеемся, что у вас впереди очень много успешных выставок!



Календарь событий
Фотографии