Организация деловых приемов

Значимость организации деловых приемов обусловлена тем, что такие встречи позволяют не только обеспечить долговременные партнерские отношения, но и установить высокий уровень корпоративной культуры в компании. Поводом для приемов могут быть самые разнообразные события в жизни организации.

Особенности подготовки и организации деловых приемов

От того, насколько эффективно и грамотно организованы деловые мероприятия, зависит имидж, репутация и значимость компании в глазах присутствующих партнеров по бизнесу. Потому к их проведению нужно подходить с особой тщательностью.

Основная особенность состоит в том, что данные мероприятия имеют вполне определенные цели как для компании, которая их организует, так и для гостей. Несмотря на то, что деловые приемы – менее официальная встреча, чем, к примеру, деловые переговоры, они также имеют целью заключение сделок, подписание контрактов, установление взаимовыгодных отношений.

Цель и правила деловых приемов

Обстановка на деловых приемах полуофициальная и потому она позволяет достичь определенных целей, которые труднодостижимы при других форматах мероприятия.

В первую очередь, для опытного бизнесмена это хорошая возможность познакомиться со значимыми людьми и расширить базу своих контактов, обсудить потенциальные выгодные сделки и контракты, а также последние тенденции в бизнесе.

Во многом это дает возможность также получить более подробную информацию о партнерах (об их финансовом или экономическом состоянии, планах на будущее, позиции на рынке).

Основное правило для делового мероприятия – внимательно наблюдать за происходящим вокруг (за поступками и поведением партнеров). Это может быть источником дополнительной информации, которая может пригодиться при принятии решения о заключении договора или соглашения.

Этикет делового приема

Самым большим вопросом всегда является этикет деловой встречи, которого нужно придерживаться, чтобы мероприятие прошло на высоком уровне.

Важную роль в данном вопросе имеют приглашения, которые рассылаются партнерам, – они должны быть выполнены типографским способом, но некоторые записи могут быть выполнены вручную (к примеру, имя и отчество приглашенного).

Нужно иметь в виду, что в приглашении никогда не ставится подпись и дата, а структура должна строиться следующим образом:

• наименование организации, которая приглашает на встречу;
• повод мероприятия;
• ФИО приглашаемого человека;
• формат мероприятия (банкет, фуршет, коктейль);
• дата поведения мероприятия;
• место мероприятия.

Если встреча проходит в дневное время, можно указать даты начала и окончания мероприятия. Также необходимо указывать координаты для того, чтобы партнер смог подтвердить свое участие или задать какие-либо вопросы.

Лучшее время деловых приемов и встреч

При организации встреч нужно учитывать, что непосредственно перед обедом встречи проводить нельзя. На голодный желудок сложно воспринимать информацию, а заключать важные сделки – тем более. Потому большинство приемов проводится в то время, когда можно перекусить или полноценно поесть: рабочие завтраки (встречи на 30-40 минут в самом начале дня), обеды (фуршеты), ужины (которые могут быть в виде коктейлей или банкетов).

По мнению многих понедельник – лучший день для приемов, когда после непродолжительного отдыха можно приниматься за важные переговоры. Но стоит заметить, что именно в этот день руководители максимально загружены рутинной работой.

Этикет деловых приемов

Немаловажным с точки зрения этикета является рассадка гостей за столом. Если прием организован на небольшое количество человек, то они могут самостоятельно выбирать места, но если это большой банкет, то необходимо заранее позаботиться о небольших табличках на столах с указанием фамилии и имени присутствующего.

Что касается украшения столов, то в деловом мире принято накрывать столы светлой скатертью (при вечернем мероприятии должна использоваться только белая скатерть). Многие компании заказывают столовое белье с логотипом компании, что положительно сказывается на их репутации, поскольку такое внимание к деталям говорит о стабильности, устойчивости фирмы и серьезном подходе к организации встречи. Сервировка должна осуществляться опытными официантами и прочими сотрудниками банкетного зала, которые наверняка знают правила этикета при проведении бизнес-встреч.

Подача блюд осуществляется в определенной последовательности:

• легкая закуска;
• первое блюдо (суп, борщ, уха);
• рыбные или мясные блюда;
• сырные тарелки;
• десерт;
• чай или кофе.

Все подаваемые блюда должны быть разнообразными. Также необходимо учитывать кулинарные предпочтения гостей и возможные национальные или религиозные особенности употребления тех или иных блюд. Отдельно стоит упомянуть напитки. Минеральная вода всегда должна присутствовать на столе – ее не переливают в емкости, а оставляют в тех бутылках, в которых она была изначально, в отличие от сока, который разливают в графины.

Что касается поведения за столом – это целое искусство. Недаром существуют даже курсы и тренинги, которые посещают руководители компаний, посвященные этикету за деловым столом.

Проведение деловых приемов с партнерами и гостями

Деловые приемы всегда имеют массу преимуществ перед другими встречами с партнерами по бизнесу. Непринужденная атмосфера и неформальная обстановка способствуют заключению договоров и контрактов, а сами переговоры становятся более комфортными. Не стоит забывать, что участие в таких мероприятиях – это своеобразное исполнение служебных обязанностей, а не просто приятное времяпрепровождение, потому следует тщательно готовиться к приемам: например, предварительно узнать интересы и привычки будущих партнеров, чтобы завязать разговор.

Деловые приемы на выставках Экспоцентра

АО «Экспоцентр» является одним из крупнейших выставочных компаний России. На территории ЦВК «Экспоцентр» есть все необходимое для проведения деловых приемов любого уровня. Конференц-залы оборудованы в соответствии со всеми современными требованиями по организации мероприятий и приема не только отечественных, но и зарубежных гостей. Можно устроить встречу в рамках проходящей выставке или же провести деловой прием отдельно.

Ещё интересные ссылки на статьи

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.