- Главная /
- Участникам /
- Порядок участия
Порядок участия
Для оформления участия в выставке экспоненту необходимо направить в АО «Экспоцентр» заявку. Прием заявок начинается за один год и завершается, как правило, за четыре месяца до начала выставки.
После согласования всех условий участия между АО «Экспоцентр» и экспонентом заключается договор (контракт) на участие в выставке, как правило, не позднее, чем за 90 дней до начала монтажа. Неотъемлемой частью договора являются Общие условия участия со всеми приложениями, а также изменениями и дополнениями.
На выставках допускается организация коллективных экспозиций. В случае организации выставки в Центральном выставочном комплексе «Экспоцентр» третьими лицами (устроителями) заключается договор на проведение выставки между АО «Экспоцентр» и устроителями выставки. Положения договора должны соответствовать требованиям Общих условий участия.
Для оперативного решения вопросов подготовки и проведения выставки между АО «Экспоцентр» и экспонентом допускаются заключение договора и передача других документов путем обмена факсимильными сообщениями и электронной почтой с обязательным последующим направлением подлинников указанных документов.
Экспонент оплачивает регистрационный сбор в размере, установленном АО «Экспоцентр» для конкретной выставки. Сбор взимается на общие рекламные и информационные расходы. При отказе от участия в выставке регистрационный сбор возврату не подлежит.
Стоимость аренды
Стоимость аренды площади разработана с учетом статуса каждой выставки, конфигурации и расположения стендов в павильонах. Стоимость аренды выставочных площадей можно узнать после заполнения онлайн-заявки на участие.
Пакет участника
В пакет участника собственной выставки входят:
- электроосвещение стенда в пределах 100 Вт установленной мощности напряжением 220 В на 1 кв. м арендованной площади;
- пропуска для монтажников и проезда автотранспорта на период монтажа / демонтажа (только для проведения погрузочно-разгрузочных работ);
- удостоверения участника выставки;
Примечание
Предоставляются из расчета: при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади; при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м.
«Удостоверение участника выставки» даёт право многократного прохода на территорию ЦВК «Экспоцентр», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
- бесплатные приглашения для гостей экспонентов;
Примечание
Выдаются в Дирекции выставки (строго при 100% оплате аренды).
- публикация информации об экспоненте в Официальном каталоге выставки;
- использование онлайн-системы назначения деловых встреч (MatсhMaking);
- возможность рассылки электронных билетов на выставку для клиентов и партнеров;
- участие в семинаре «Эффективное участие в выставках»
Примечание
Для экспонентов собственных выставок посещение семинара входит в стоимость участия в выставке!
Для организаций, не являющихся экспонентами собственных выставок «Экспоцентра», участие в семинаре оплачивается на платной основе.
В зависимости от количества участников предоставляются особые условия.
Оплата
Компании, полностью не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги, не допускаются на монтаж экспозиции.
Закрывающие документы
Закрывающие документы по выставке выдаются в последний день работы выставки в Дирекции. В течение первых двух недель документы хранятся у менеджеров Дирекции, после чего передаются в Экономический отдел. По каждой выставке работает определенный экономист (см. «Руководство участника выставки» на сайте выставки).
Для получения закрывающих документов по выставке (счет-фактура, акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей, договор) представителю фирмы необходимо в период монтажа подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг и выставочных площадей в Дирекции выставки. При себе необходимо иметь доверенность (D.01) на право подписи акта, два оригинала договора и инженерную схему в двух экземплярах (если по каким-либо причинам они не были предоставлены ранее).
В случае если доверенность D.01 не оформляется, то представителям компании передаются акты для подписания руководством, и после их получения Дирекцией выставки выдаются закрывающие финансовые документы по выставке.
К открытию выставки АО «Экспоцентр» издает Официальный каталог (в виде печатного издания и/или на электронном носителе) и/или размещает (на официальном сайте выставки), в который вносится следующая информация:
- название фирмы на русском языке и в латинской транскрипции, страна, почтовый и электронный адреса, сайт;
- номера телефонов и факсов;
- павильон, зал и номер стенда;
- а также краткие сведения о деятельности фирмы объемом до 4 строк (в строке 50 знаков, включая пробелы).
Условия размещения рекламно-информационных материалов в официальном каталоге и путеводителе выставки
- В соответствии с «Общими условиями участия в выставках в ЦВК «Экспоцентр» каждый зарегистрировавшийся участник выставки обязан:
- предоставить для публикации в Официальном каталоге следующую информацию: название организации (на русском и английском языках), адрес, телефон, факс, e-mail, адрес в интернете, сведения о деятельности фирмы объемом 200 знаков, включая пробелы и знаки препинания;
- выбрать рубрики (количество бесплатных рубрик зависит от выставки) в рубрикаторе каталога для размещения краткой информации: название фирмы на русском языке и латинской транскрипции, страна, павильон, зал и номер стенда. - Вся печатная информация (кроме логотипа и рекламы) из алфавитного списка и рубрикатора Официального каталога дублируется в интернет-каталоге на сайте выставки в течение года.
- По желанию экспонента в Официальном каталоге и путеводителе выставки может быть размещена дополнительная рекламная информация согласно действующим тарифам, указанным в заявках.
- В случае непредоставления Участником выставки текста о деятельности компании на английском языке Издатель самостоятельно делает перевод. В этом случае претензии по переводу не принимаются.
- Заявку следует заполнить и прислать обязательно в текстовом редакторе Microsoft Word. В случае заказа платных услуг – также в отсканированном виде с печатью и подписью ответственного лица.
- Издатель оставляет за собой право вносить редакторскую правку в текст согласно нормам русского и английского языков.
- В случае если заявка отправлена после указанного в заявке срока Издатель не гарантирует размещение информации в печатной версии каталога.
- Экспонент несет полную ответственность за содержание и достоверность любой информации и сведений, предоставляемых Издателю для размещения, независимо от способа их предоставления Издателю;
- Любое переиздание или воспроизведение, даже частичное, допускается лишь с особого разрешения Издателя.
- размещение логотипа в алфавитном списке каталога;
- размещение логотипа в интернет-каталоге.
- 2-4-я стр. обложки
- Разделительная страница (в каталоге возможно размещение до 8 разделительных страниц на плотной бумаге)
- Размещение рекламы компании на нижнем колонтитуле страницы
- Разворот (2 полосы)
- Одна полоса, цв.
- ½ рекламной полосы в алфавитном списке
- Рекламный блок в алфавитном списке
- 2-4-я стр. обложки
- Рекламная полоса в путеводителе
- ½ рекламной полосы в путеводителе
- Колонтитул в путеводителе
При оформлении участия компания-экспонент может выбрать следующие типы арендуемой площади: оборудованная и необорудованная.
Этот тип площади предусмотрен для компаний, которые хотят сэкономить время и деньги на строительство своего стенда.
- Cтандартно оборудованный стенд включает в себя следующее элементы:
- стены стенда;
- ковровое покрытие;
- фризовая надпись (с названием компании);
- минимальный набор мебели (столы, стулья), в зависимости от размера стенда.
- Возможная конфигурация стендов:
- минимальный стенд – 9 кв. м;
- стандартная застройка – 12 кв. м;
- стандартная высота одноэтажной застройки – 2,5 м;
- высота эксклюзивной застройки – от 2,5 до 6,5 м, люф: 0,9 м..
По вопросам строительства и оборудования стенда необходимо обращаться к Генеральному застройщику ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Экспоконста»
Дежурный администратор: +7 (499) 795-25-36
Адрес: 123100, Россия, Москва, 1-й Красногвардейский проезд, 1, стр 7
E-mail: sales@expoconsta.ru
www.expoconsta.ru
При заказе стенда размером до 12 кв. м (включительно) предоставляется только оборудованная площадь.
При заказе данного типа площади экспонент сам или с привлечением для этого сторонних организаций осуществляет застройку стенда. При этом необходимо обратиться к Генеральному застройщику ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Экспоконста» для согласования всей технической документации по стенду и получить разрешение на проведение монтажных работ.
Cроки подачи документов на согласование в соответствии с «Правилами организации работ застройщиков выставочных стендов и экспозиций на территории ЦВК «Экспоцентр»:
- для одноэтажных стендов – за 15 рабочих дней до начала монтажа;
- для двухэтажных стендов – за 45 рабочих дней до начала монтажа;
- иностранные компании согласовывают любой стенд за 45 календарных дней до начала монтажа.
Контроль соответствия технической документации, предоставляемой строительной компанией или участником выставки, проводящим застройку стенда самостоятельно, а также качества строительно-монтажных работ осуществляет Отдел технического контроля ООО «Экспоконста».
Оформление документов производится с 9.00 до 11.30 и с 13.00 до 16.00.
Высотные работы выполняются только ООО «Экспоконста».
Погрузочные и монтажно-демонтажные работы, проводимые с применением грузоподъемных механизмов, производятся только специалистами и средствами Генерального экспедитора ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Эксповестранс» и заказываются отдельно.
В случае строительства стенда, высота которого превышает 2,5 м, или двухэтажного стенда необходимо:
- письменно сообщить об этом в Дирекцию выставки;
- согласовать технический чертеж с ООО «Экспоконста»;
- получить визу организации, оказывающей услуги в области пожарной безопасности
Данные стенды в обязательном порядке оборудуются датчиками пожарной безопасности, их количество и места установки определяет пожарный надзор. Устраивать под лестницами двухэтажных стендов офисы и экспозиции из сгораемых материалов запрещено (см. требования п. 12.4.2).
В случае если Вы хотите гарантированно привлечь внимание потенциальных клиентов и партнеров, рекомендуем рассмотреть вариант строительства стенда с уникальным дизайном от Генерального застройщика ЦВК «Экспоцентр» – ООО «Экспоконста».
За годы работы компания «Экспоконста» изготовила множество выставочных стендов, в числе которых оригинальные эксклюзивные стенды, рекламные конструкции и мобильные выставочные стенды для выставок в «Экспоцентре».
Мы обеспечиваем полный цикл работ:
- разработку дизайна выставочных стендов, который гармонирует с общим дизайном выставки и фирменным стилем компании-заказчика;
- • изготовление выставочных стендов (в том числе эксклюзивных выставочных стендов и рекламных конструкций);
- оформление выставочных стендов;
- окончательную застройку выставочных стендов;
- осуществление контроля качества выполняемых работ на всех стадиях реализации проекта.
Строительство выставочных стендов – это сложный процесс, требующий знаний и опыта. Компания «Экспоконста» более 40 лет занимается изготовлением выставочных стендов и оформлением выставок. У нас есть необходимые технологии и методики для строительства стендов, огромный опыт организации выставок и, конечно же, уникальные знания сотрудников, полученные в ходе подготовок к выставкам и ярмаркам самого разного характера и уровня. Именно поэтому мы гарантируем качество и эффективность наших рекламных услуг – таких как оформление выставочных залов и павильонов современными стендами и рекламными конструкциями.
Мы создаем настоящие произведения искусства, предназначенные для донесения до покупателей сути и преимуществ Ваших услуг и предложений. Мы уделяем особое внимание оформлению и застройке стендов – ведь они будут «лицом» Вашей компании на выставке. Выставочные стенды по цене, уникальной для продукции такого класса, – вот наше выгодное предложение!
Ответственность за соблюдение правил пожарной безопасности, а также требований техники безопасности несет экспонент.
Фирма-строитель или экспонент должны представить в организацию, оказывающую услуги в области пожарной безопасности на ЦВК «Экспоцентр», сертификаты пожарной безопасности на используемые материалы и завизировать их.
Для согласования необходимо представить следующие документы:
- письмо с перечнем материалов, применяемых при монтаже стендов;
- план стенда;
- сертификаты пожарной безопасности Российской Федерации на материалы, используемые при монтаже стендов;
- акты огнезащитной обработки горючих материалов (в случае применения материалов с пожарно-техническими характеристиками соответствующими требованиям нормативных документов в области пожарной безопасности);
- копию лицензии организации, осуществлявшей огнезащитную обработку;
- копии сертификата пожарной безопасности, сертификата соответствия, гигиенического сертификата на огнезащитный состав;
Организация располагается на нижнем уровне галереи между павильонами №2 и 8 (пройти всю галерею насквозь до конца, через стеклянные двери выйти на улицу, вход справа, под мостом).
- без предварительного согласования по нормам допуска и применения ввозить на территорию выставочного комплекса радиоактивные, взрыво- и пожароопасные материалы и экспонаты;
- производить складирование пожароопасных материалов;
- хранить на стендах горючие и легковоспламеняющиеся жидкости и баллоны с газами;
- демонстрировать в действии экспонаты с применением открытого огня.
«Удостоверение участника выставки» дает право многократного прохода на территорию ЦВК «Экспоцентр», как в период работы выставки, так и в период монтажа/демонтажа с 8.00 до 20.00.
«Удостоверения участника выставки» предоставляются из расчета:
- при площади стенда до 90 кв. м включительно – одно удостоверение на 3 кв. м площади;
- при площади стенда свыше 90 кв. м – 30 удостоверений плюс по одному удостоверению на каждые 6 кв. м площади, превышающей 90 кв. м;
Дополнительные «Удостоверения участника выставки» можно приобрести за безналичный (по предварительному заказу, см. Бланк заказа услуг (D.08) или наличный расчет в Сервис-бюро.
«Пропуск на период монтажа/демонтажа выставки» (D.04A) оформляется для техников, наладчиков, грузчиков и других сотрудников экспонента, которые будут заняты при работах только на монтаже и демонтаже экспозиции.
Компании, осуществляющие строительно-монтажные работы выставочных стендов получают пропуска на период монтажа/демонтажа выставки для своих специалистов самостоятельно, по форме D.04.
«Удостоверения участника выставки» и «Пропуска на период монтажа/демонтажа» выдаются в Сервис-бюро при предъявлении должным образом оформленных документов:
- доверенность (D.01);
- письмо на получение «Удостоверений участника выставки» (D.02);
- письмо на получение пропусков на монтаж/демонтаж D04A (для оформителей стенда) или D.04 (для застройщиков).
Пропуска годовые для сторонних аккредитованных застройщиков выдают в Бюро пропусков Управления безопасности.
Тел.: +7 (499) 795-28-50
Пропуска выдаются только в напечатанном виде с указанием Ф.И.О. и названия компании. Для ускорения получения пропусков и удостоверений участников необходимо заранее выслать список сотрудников по электронной почте pass@expocentr.ru.
Для получения пропуска на автомобиль для въезда на территорию ЦВК «Экспоцентр» на ввоз/вывоз экспонатов выставки необходимо оформить:
Пропуска выдаются:
- администратором павильона, в котором находится Ваш стенд (весь период);
- в Сервис-бюро (только на ввоз экспонатов на этапе монтажа выставки).
Форма D.03 оформляется с расчетом количества въездов для каждой машины, т.е. на каждый въезд (машину) – свой комплект документов.
В прилагаемом документе собрана следующая информация:
- пошаговое описание процедуры ввоза/вывоза оборудования и экспонатов на территорию ЦВК «Экспоцентр»;
- порядок оформления разового пропуска на въезд автотранспорта;
- правила пребывания транспортных средств на территории ЦВК «Экспоцентр»;
- регламент погрузо-разгрузочных работ;
- порядок въезда автотранспорта (нюансы работы в ночное время);
- перечень КПП.
Порядок оформления пропусков для доступа в зоны г. Москвы с ограниченным движением
Уважаемые участники мероприятий!
Обращаем Ваше внимание, что ЦВК «Экспоцентр» расположен в зоне с ограниченным движением грузового транспорта внутри Третьего транспортного кольца. В связи с этим для въезда в его пределы в дневное время необходимо оформить на грузовой автотранспорт грузоподъемностью более 1000 кг пропуск типа «ТТК». Для въезда автотранспорта с разрешенной максимальной массой более 3,5 тонн необходимо оформить пропуска в зависимости от времени планируемого заезда.
«Дневной» срок действия с 7:00 до 23:00;
«Ночной» срок действия с 23:00 до 7:00.
| Время | Территория | Грузовики, которым запрещен въезд |
|---|---|---|
| с 7.00 до 23.00 | ТТК и территория Москвы, ограниченная третьим транспортным кольцом | автомобили грузоподъемностью более 1 тонны |
|
круглосуточно (до 31 декабря 2022 года) |
МКАД и территория Москвы, ограниченная МКАД | все грузовики с разрешенной максимальной массой более 3,5 тонн |
Въезд в пределы Третьего транспортного кольца и на территорию ЦВК «Экспоцентр» для грузовых транспортных средств грузоподъемностью более 1000 кг без оформления пропуска типа «ТТК» возможен в ночное время с 23:00 до 07:00. У водителя для заезда в ночное время должны быть на руках заполненные формы D01А и D03 с печатями или оформленный разовый пропуск.
Предоставление государственной услуги по выдаче пропусков осуществляется Государственным учреждением г. Москвы – Центром организации дорожного движения Правительства Москвы Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы (ГКУ ЦОДД).
С 1 октября 2013 года подача заявки на получение пропусков осуществляется только в электронном виде с использованием Портала государственных и муниципальных услуг (функций) г. Москвы (https://www.mos.ru).
Пропуска на бумажном носителе действуют наряду с электронными пропусками до окончания срока их действия, с внесением сведений о них в Реестр действующих пропусков, предоставляющих право на въезд и передвижение грузового автотранспорта в зонах ограничения его движения в г. Москве, сведений об оформленных разовых пропусках.
Государственная услуга в электронной форме с использованием Портала предоставляется только зарегистрированным на Портале пользователям после получения индивидуального кода доступа к подсистеме «личный кабинет».
В качестве заявителей могут выступать индивидуальные предприниматели и юридические лица, имеющие грузовые автотранспортные средства на праве собственности либо ином вещном праве и осуществляющие грузоперевозки в целях обеспечения непрерывного технологического цикла предприятий и жизнедеятельности города, потребностей населения.
В качестве заявителей также могут выступать физические лица, имеющие грузовое автотранспортное средство на праве собственности либо ином вещном праве и использующие его для проезда к месту жительства.
Подача заявки на предоставление данной государственной услуги сопровождается обязательным прикреплением к ней всех необходимых скан-копий документов, предусмотренных постановлением Правительства Москвы №379-ПП от 22.08.2011 г. и скан-копий водительских удостоверений РФ водителей транспортных средств, которыми предполагается осуществление движения на грузовом автотранспорте, с обязательным приобщением письменного согласия водителей на обработку персональных данных (см. Приложение №1).
Юридические лица и индивидуальные предприниматели при подаче заявки в электронной форме с использованием Портала прилагают к запросу электронные образы (скан-копии) документов, подписанные в установленном порядке квалифицированной электронной подписью.
Физические лица при отправке заявки подписывают электронные образы (скан-копии) документов простой электронной подписью.
Информация о предоставлении государственной услуги размещается на официальном сайте Департамента, а также на Портале.
При предоставлении государственной услуги заявитель информируется о ходе выполнения запроса в подсистеме «личный кабинет» Портала.
Общий срок предоставления государственной услуги – не более 3 рабочих часов при выдаче разового пропуска и не может превышать 14 рабочих дней для постоянного пропуска. Срок предоставления государственной услуги начинает исчисляться с рабочего дня, следующего за днем регистрации заявки.
Ответственность за нарушения пропускного режима
В соответствии с КоАП РФ при въезде в зону с ограниченным движением без пропуска к водителю принимаются меры административного воздействия за несоблюдение требований запрещающего дорожного знака, которым ограничивается въезд в указанную зону (д.з. 3.1 «Въезд запрещен», д.з. 3.4 «Движение грузовых автомобилей запрещено»).
Все навесные рекламные носители в павильоне (подвесные баннеры, флаги, перетяжки, вращающиеся кубы и т. п.) устанавливаются только в границах арендованной экспонентом выставочной площади (на 1 метр вглубь от границы стенда).
Высотные работы выполняет только фирма ООО «Экспоконста», тел.: +7 (499) 795-25-36.
В пределах арендованной выставочной площади экспонентам:
- разрешена реклама соответствующих тематике выставки товаров и услуг, производимых или реализуемых самим экспонентом, включая распространение печатной продукции и/или любой иной информации об этих товарах и услугах;
- запрещена без письменного разрешения Дирекции выставки реклама соответствующих тематике выставки товаров и услуг, производимых или реализуемых третьими лицами, включая распространение печатной продукции и/или любой иной информации об этих товарах и услугах.